Var hittar vi motivationen för att tänka nytt och alltid ligga i framkant på det samhället som vi är med och formar? 

En föreläsning om hur vi kan bli förändringsmästare och hitta engagemanget och arbetsglädjen tillsammans. 

Christinas föreläsningar är en intelligent blandning av fakta och underhållning. I föreläsningarna lägger hon stor vikt vid den egna individens valmöjligheter för att förhålla sig till situationer som uppstår i livet, vare sig det är privat eller på arbetet. Det handlar om förhållningssätt och attityder och hur vi väljer att tackla utmaningar och problem. 

Hon vägleder publik och deltagare till en arbetsmiljö som tar ansvar för gnället och destruktiva grupperingar och som därför blir en plats där tillit, motivation, engagemang och tillförsikt kan få råda i stället. Inte minst med de konkreta verktyg hon alltid lämnar efter sig.

Hur har de skärpta reglerna kring dygnsvila egentligen påverkat schemaplaneringen? 

Denna session ger dig en möjlighet att tillsammans diskutera de effekter, utmaningar och lösningar som uppkommit kring schemaläggning i och med de skärpta arbetstidsdirektiven.

Som ni har märkt har det skärpta lagkravet på 11 timmars dygnsvila inneburit stora utmaningar när det gäller schemaläggning. Vi har märkt att många av er har löst det på olika sätt.
Medarbetarna har varit mer eller mindre delaktiga och har inte alltid fått rätt förutsättningar att kunna påverka och hjälpa till med lösningsförslag. En stor schemaförändring och brist på delaktighet och förståelse från medarbetarnas sida kan innebära stora utmaningar.
Hur kan vi göra för att få medarbetarna att förstå vilka schemaändringar som är nödvändiga?   

Vi, tillsammans med er, kommer gå igenom en verktygslåda med olika lösningsförslag för att hitta sätt att få medarbetarna att acceptera ett nytt hållbart schema.

I detta forum tar vi upp de utmaningar som de skärpta arbetstidsreglerna medför gällande vikariehantering.

Efter en inledning angående förutsättningarna inbjuds till en workshop där deltagarna delar med sig av arbetssätt och lösningar.

Förra året fick vi höra Charlotte berätta om Linköping kommuns förändringsprojekt där hon startade upp central Bemanning, administration och schemaläggning (BAS) för Linköpingskommun, vård och omsorg på 24 medarbetare i två centralt placerade grupper som ska ha hand om schema, lön och bemanning. Schema och lön för alla grupper hanteras av samma medarbetare. Genom BAS får chefer stöd med schemaläggning. 

Samtliga chefer, bemanningscontrollers och framåt även samtliga medarbetare har eller ska genomgå bemanningsakademier. En ny Bemanningshandbok har skrivits och förhandlats med berörda parter. 

Ett förändringsprojekt är aldrig en spikrak väg med endast de resultat som man förväntar sig. En förändringsresa innefattar ofta att man kör i diket några gånger för att sedan ta sig upp och hamna på banan igen. 

Den ständiga utmaningen i ett förändringsprojekt på längre tid är att det ofta kan ske organisatoriska förändringar längs vägen som göra att man behöver tänka om och tänka nytt till viss del 

På Time Care Forum 2024 får ni chansen att höra Charlotte fortsätta berätta om projektet, utmaningarna och planerna framåt.

Vad innebär Personec P API-integrationen BAS och AVANCERAD? I denna session får ni möjlighet att höra mer om API integrationen och vilka funktionaliteter som Bas- och Avancerade versionerna har i integrationen mot Personec P.  

Vi kommer bl a att ta upp skillnaderna mot nuvarande filintegrationen och vad som kan vara viktigt att tänka på inför övergång till API integrationen. Vi berättar om vilka faktorer som vi anser är viktiga för er som kund att tänka på innan ni kör i gång och hur vi tillsammans med Visma arbetat fram integrationen. I denna session får ni även möjlighet att med oss och andra kunder diskutera de frågeställningar som ni har om API integrationen.   

Denna session fokuserar på hur du kan använda Time Care Planering Multi Access och Time Care Pool för att dagligen ha koll på förändringar i bemanningen samt säkra att schemat är lagligt och följer de regler du satt upp. Varje schemaändring behöver kontrolleras. Vad kommer då att krävas? Dels berättar vi hur systemet kan sättas upp och användas för att säkra att du alltid har ett uppdaterat schema, dels tar vi upp vad som mer behöver fungera avseende arbetssätt. Detta har fått än mer vikt med ökade krav på ekonomisk styrning samt skärpning av arbetstidsreglerna.

Det kommer även finnas chans för diskussioner och utbyte av erfarenheter i mindre grupper.

I begreppet systemförvaltning ingår ansvarsområden som vi sett skiljer sig från vårt synsätt på ansvar för ett system, varför vi valt att kalla det Huvudadministratör och systemadministratör. Vad skiljer sig och vilka likheter finns? Vad innebär det att ha rollen som systemförvaltare och/eller Huvudadministratör (HAD)? Hur spelar rollen in i ansvaret för systemet? 

Vi kommer gå igenom strukturer och olika rollers uppdrag och ansvar men också ge er möjligheten att diskutera och dela erfarenheter utifrån relevanta frågeställningar i mindre grupper, såsom: 

Vilka ansvarsområden har ni i respektive roll och kommer det förändras framöver?  

Vilken kompetens krävs och kommer annan kompetens att krävas? 

Med många olika roller och aktörer i bemanningsprocessen är det inte alltid det finns en samsyn på vilka faktorer som är avgörande för resultatet såväl kortsiktigt som långsiktigt. Då den verksamhetsnära analysen görs i schema- och bemanningssystemet så påverkar det även det vi ska följa upp. Varför blev det som det blev?  Det är minst lika viktigt för chef som administratör att ha förståelse för vikten av att arbeta proaktivt snarare än att fokusera och konstatera ett utfall.  

Vilket mandat ger du dina administratörer i bemanningsplaneringen och hur påverkar det resultatet? Vilka förutsättningar har administratören i sitt arbete?  

Vi kommer i denna session diskutera utifrån  

-Vad ska följas upp?  

-När och hur ofta?  

-Vem ska göra det?  

-Vad är syftet? 

Vi tittar på olika möjligheter som finns för uppföljning och analys i våra system och diskuterar ämnet och dess frågeställningar utifrån olika perspektiv.  

Denna session vänder sig till såväl chefer och administratörer som controllers och HR. 

Bemanningskravet – hjärtat i Time Care!  

Rätten till heltid och nu också nya AB med krav på 11 h dygnsvila och nya krav på LSS schemaläggning har gjort det svårare och mer oflexibelt att schemalägga. För att få schemat att gå ihop tenderar att anpassa bemanningskravet efter medarbetarens arbetstider, inte ett bemanningskrav som baseras på behovet.
I denna session får ni chansen att lyssna till och diskutera med oss om: 

– Hur säkerställer vi att vi schemalägger utifrån det verkliga behovet?  

– Hur hanterar vi ett förändrat behov utifrån perspektiven brukare, medarbetare samt ekonomi och samtidigt tänka på hållbarhet.  

– Hur får vi med oss medarbetarna i denna kulturresa? 

– Hur säkerställer vi proaktiv schemaläggning som samtidigt har budget i balans? 

– Vilket stöd finns det i systemet? 

Bokningsassistenten är ett verktyg som ger stöd för bemanningsenheter/bemanningsplanerare i det dagliga och då bemanningen inte är på plats på helger, kvällar vid möten eller utbildningar. 

Här pratar vi om olika sätt att kunna sätta upp bokningsassistenter och hur de kan användas och skräddarsys att matcha er organisations strategier, arbetssätt och policys   

Vi kommer även ge er möjlighet att diskutera och dela med er av hur ni arbetar idag med eller utan bokningsassistenten 

En panelsittning med vår User Group styrelse i panelen där frågor om central Schema och bemanning kommer tas upp. 

Här kommer ni få möjligheten att ställa era frågor till panelen om detta ämne 

I Luleå kommun schemaläggs förskolepersonalen i Time Care Planering Multi Access. Varje förskola har en schemaläggare som tillsammans med medarbetarna lägger in i Mitt schemaförslag. Den centrala funktionen gör sista kontrollen och färdigställer schemat för export.

Förskolan i Luleå använder även Tempus för att resursplanera utifrån barnens schema. Rektorerna önskade att arbeta med MultiCares Personalschema i Tempus för att få en helhet av resursbehoven och tog kontakt med RLDatix och Tempus för att gemensamt hitta en lösning. Under det här passet kommer du att få se hur lösningen blev i Tempus Personal och vilka möjligheter som finns för förskolan att arbeta med både Time Care Planering Multi Access och Tempus tillsammans.

I denna presentation får ni lyssna till Malin Hallin, schemastrateg och Jacob Ahl, schemaplanerare i Höganäs Omsorg AB
I Höganäs kommun sköts vård och omsorg av ett helägt bolag – Höganäs Omsorg AB. Resan påbörjades 2019 med en genomlysning av bolaget där man såg att bemanningsenheten hade höga utgifter.
Resultatet var uppstarten mot en central enhet som skulle jobba mer effektivt med hela bemanningsutmaningen.
Ett första steg 2020 var att genomföra Bemanningsakademi för alla chefer och sedan 2021 startade man upp Time Care Planering och Time Care Pool i verksamheterna.
Sedan hösten 2023 arbetar 11 medarbetare på plats och den centrala enheten hanterar schemaplanering för ca 800 medarbetare.
De senaste årens förändringsresa har redan visat tydliga resultat på bland annat minskat antal timvikarier från 22% till 5%

Många upplever att schemaläggning inom LSS särskiljer sig en del mot schemaläggning i övriga delar av vård och omsorg. 

I denna session får vi möjligheten att diskutera frågor som: 

Vad säger de nya arbetstidsdirektiven?  

Hur påverkas våra verksamheter? 

Kan man tänka utanför boxen?