Tips att tänka på under budgetarbetet

Just nu jobbar kommunerna runt om i hela landet med budgeten till nästkommande år och det finns många tips på vad som är viktigt att tänka på under detta arbete. 

Här nedan delar Marcus Gustavsson, Financial Management Consultant på Time Care,  med sig av några topptips att ta med till budgetarbetet framöver.

Kort sagt så är den budget som sätts nu ramarna för nästa års bemanning. Det är därför viktigt att ha en budgetmodell som reflekterar det aktuella behovet.

Det många upplever är att det är svårt att hålla budget och man får ju inte mer pengar än vad budgeten säger så att säkerställa en bra budgetering och resursfördelning blir en avgörande del för att få budgeten att gå ihop.

I många verksamheter är det svårt att sätta en fast budget, för ett helt år, då behovet förändras över tid och budgeten kan behöva fördelas om på månadsbasis. Det går inte idag förutsäga behovet i tex maj månad nästa år utan det måste finnas en flexibilitet och rörlighet i fördelningen.

När man budgeterar och resursfördelar så bör man göra det utefter tre perspektiv:

• Medborgarna: Alla ska ha rätt till samma förutsättningar och service.
• Medarbetarna: Alla ska ha en likvärdig och rimlig arbetsbelastning, Alla har rätt till en god arbetsmiljö och vi behöver arbeta när våra medborgare behöver hjälp (ofta dygnet runt).
• Ekonomi: Vi bör ha en god ekonomisk hushållning med våra skattemedel. Ekonomin ger oss förutsättningarna och det är viktigt att alla enheter får samma förutsättningar att klara budget samt att mål och ekonomiska förutsättningar bör hänga ihop.

Några frågor att ställa sig är:

• Är det möjligt att hålla budgeten?
• Varför håller vi inte budgeten?
• Behöver vi se över och förändra resursfördelningen?

Har vi de förutsättningar och resurser vi behöver?

Det är många som har tillräckligt med resurser men de är inte fördelade på rätt sätt. Frågan som varje organisation måste ställa sig är “Har vi en tillräckligt detaljerad resursfördelningsmodell som grund för budgeteringen och har vi tillräckligt detaljerat underlag gällande omsorgsbehov, brukarantal och personalbehov?”

Görs felaktiga budgeteringar och resursfördelningar så är chansen liten att budgeten hålls. Grundförutsättningarna måste vara rätt och slutsatsen blir att budgeten är viktig och att den framför allt måste vara realistisk för att kunna hållas.

Det behöver göras korrigeringar och översyn i budget och resursfördelning årligen för att säkerställa att budgeteringen motsvarar behovet.

Det är viktigt att bli bättre på att schemaläggning och planering då 90% av budgeten ligger i schema- och bemanningsplanering. Om inte detta hanteras rätt är det en stor faktor till varför inte budgeten hålls. Schemat måste spegla budgeten för i schemat finns 99% av våra påverkningsbara kostnader

Det är också viktigt att jobba proaktivt, att inte hela tiden reagera på det som hänt utan att försöka påverka det som kan hända och att förbättra möjligheterna att följa budget. Genom analys och uppföljning ges förutsättningar att få veta vad vi behöver korrigera och förändra till nästa budgetår.

Grunden för all utveckling i verksamheter är uppföljning och analys och man bör göra detta löpande i alla faser: planeringsfas, operativ fas, och efter utförd schemaperiod. Uppföljningsfasen är mycket viktig för att säkerställa att modellen är rättvisande och aktuell. Det innebär att man ständigt måste utvärdera och skruva i modellen utifrån nya förutsättningar.

En budget/resursfördelningsmodell ska alltid baseras utifrån behovet hos medborgarna. En uträkning av detta bör även baseras på direkt brukartid och indirekt brukartid. Ett vanligt misstag är att man budgeterar för låga personalkostnader framför allt för frånvarotid som semester, introduktioner och sjuktal. Är så fallet och enheterna planerar med de årsarbetare som budgeten har genererat kommer det trots rätt schematänk att leda till underskott för enheterna. Det är viktigt att personalschablonen speglar faktiska kostnader och i nästa led är det som förläggs i bemanningsplaneringen.

Att ha ett bra systemstöd ökar förutsättningarna för att kunna ha bra processer för schema- och bemanningsplanering och detta ökar också chanserna till att kunna hålla budget.

Marcus Gustavsson arbetar på Time Care sedan 2017. Marcus Gustavsson har en Filosofie Masterexamen inom ekonomi/IT och är även utbildad fritidspedagog.

Han har tidigare haft uppdrag som förvaltningsekonom och finanschef samt även innehaft uppdraget som systemförvaltare för Time Care inom kommunal verksamhet. Marcus Gustavsson har även arbetat som revisor på PWC. 

Marcus genomför och ansvarar för Time Cares ekonomiska utbildnings- och tjänsteutbud såsom resursfördelningstjänster, bemanningscontrollerutbildningar samt schema- och resursanalyser.

Marcus Gustavsson är en van föreläsare och utbildare och anlitas regelbundet av KEF – Kommunalekonomernas Förening.