Jenny Aleberg, Manager Management Services på Time Care, skriver:
Att vara ansvarig för bemanning och schemaläggning innebär ofta många utmaningar. Efter snart 1,5 år med Covid-19 så konstaterar jag att det är viktigare än någonsin att ha en planering och en process för bemanningsarbetet. De verksamheter som har lyckats bra, i dessa tider som vi nu förhoppningsvis anar slutet på, har redan innan Covid-19 haft ett genomtänkt och förankrat arbete med sin bemanning.
Så här inför vinterhalvårets arbete tänkte jag att det passar bra att jag delar med mig av några av de avgörande nycklarna som finns för en hållbar arbetstidsförläggning baserad på behov samt budgetens ramar.
En förankrad bemanningsprocess fungerar som en karta på vägen mellan planering och utfall. Den säkerställer att vi har god en överblick av våra resurser och behov. Behoven omvandlas sedan till ett bemanningskrav som schemaläggningen har som grund.
En detaljerad bemanningsprocess visar tydligt VEM som gör VAD och NÄR. Detta skapar möjligheter för en så tidseffektiv och kvalitetssäkrad schemaläggning som möjligt. I bemanningsprocessen kan man även ta fram ett detaljerat flödesschema där det blir ännu tydligare hur schemaläggningen skall utföras samt hur eventuell över- eller underresurs skall hanteras med hjälp av Time Care Pool och Bokningsassistenten. Det brukar vara en stor fördel att även klargöra hur Bokningsassistentens inställningar är programmerade så att vi tar hjälp av den automatiken som finns att tillgå – när de mänskliga resurserna är begränsade.
Som avslutning hanterar även bemanningsprocessen hur verksamheterna skall följa upp och analysera varje genomgången schemaperiod. Ibland hoppar verksamheter över denna del av bemanningsprocessen och då finns risken att man inte blir den ständigt förbättrande och behovsfokuserade verksamheten som man har som mål att vara. Vid arbete med ”Heltid som norm” är det extra viktigt att följa upp varje schemaperiod så att en eventuell överskottsresurs kan styras till de verksamheter som har behov av personalresurser på grund av icke planeringsbar frånvaro alternativt akut ökat behov.
En utmaning som många organisationer har är att de först i efterhand får reda på att det har använts mer resurser än vad budgeten medger. Likaså kan man vid uppföljning av schemaperioderna se att det har funnits resurser som har legat inlagt i schemat trots att bemanningsbehovet redan var uppfyllt.
Det är avgörande att varje organisation och verksamhet har en definierad resursfördelningsmodell. Att budgeten omvandlas från kronor till timmar samt att budgeten periodiseras, så att varje ansvarig chef vet hur många timmar som kan planeras in varje schemaperiod. Detta ger bra möjligheter att få ett förutsägbart resultat. Om en chef ser att verksamheten har ett ökat behov och att timmarna inte räcker till blir första åtgärden att se till att använda de eventuella överresurser som finns inom organisationen. Samma sak gäller för verksamheter som har för mycket resurser i jämförelse med behovet/de beviljade insatserna – dessa verksamheter kan då låna ut sin överskottsresurs och därmed undvika att få ett negativt resultat vid budgetuppföljningen.
Det ovan nämnda arbetssättet möjliggörs med samplaneringsgrupper och en resursfördelningsmodell med budget i timmar samt återkommande prognostiseringar och uppföljningar av schemaperioderna. Att ha specialister som ansvarar för dessa processer är förstås alltid en fördel. Exempelvis bemanningscontrollers, som tar fram underlag åt cheferna och som ansvarar för kopplingen mellan bemanning och budget, är ofta en viktig nyckel i framgångsrikt bemanningsarbete.
Likaså är god projektledning av förändringar inom bemanningsarbetet en framgångsfaktor. Ett exempel på projekt som ofta innebär utmaningar för organisationerna är arbetet med ”Heltid som norm” och omställningen från en deltidsorganisation till heltidsorganisation. Vad innebär den omställningen i realiteten? Vem driver och säkerställer de nödvändiga förändringarna som denna omställning innebär? Min erfarenhet säger att arbetet med att ta fram det optimerade bemanningsarbetet såsom kvalitetssäkring och förankring av bemanningsprocessen, införande av samplaneringsgrupper, interna över- och underresurser, planerad ledighet i schemaläggningen, översyn av fridagar, passlängder, översyn av schemaperiodernas längd, programmering av Bokningsassistenten/Bokningsassistenterna med mera kräver en kunnig och dedikerad projektledare.
Hos de kunder som vi har hjälpt med projektledarstöd under tidseran med Covid-19 har projektledningen ofta varit en av de största utmaningarna. När projektledningen inte hålls ihop ordentligt blir det ofta en ganska ryckig förändringsresa där vissa verksamheter är långt framme och vissa verksamheter inte har startat överhuvudtaget. Därav är säkerställning av styrningen och ledningen av bemanningsarbetet är en mycket viktig faktor.
